Datenschutzhinweise für

Besuchende, Ehrenamtliche und

Organisierende

1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der Website und der

Plattform („Plattformbetreiber“) ist:
Caluno GmbH, Werner-Otto-Straße 21-27, 22179

Hamburg, Deutschland, E-Mail: support@caluno.org.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Einsätze ist das jeweilige

Unternehmen, welches dich zur ehrenamtlichen Tätigkeit eingeladen hat („Organisation“).

Die genaue Adresse findest du in deren Datenschutzhinweisen.

2 Datenschutzteam und Datenschutzbeauftragter

Für alle Datenschutzanliegen bei der Bereitstellung der Website und der Plattform kannst du

dich jederzeit an das Datenschutzteam des Plattformbetreibers unter

datenschutz@caluno.org wenden. Soweit du in besonderen Fällen vertraulich mit dem

Datenschutzbeauftragten sprechen möchtest, kannst du diesen unter der obigen

postalischen Adresse mit dem Versendungsvermerk „vertraulich z. Hd.

Datenschutzbeauftragter“ erreichen oder indem du unter der vorherigen E-Mail-Adresse nach

dem direkten vertraulichen E-Mail-Kontakt fragst. Die Kontaktdaten des

Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Organisation findest du in deren

Datenschutzhinweisen.

3 Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen

3.1 Plattformbetreiber

Die Verarbeitung dient folgenden Verarbeitungszwecken des Plattformbetreibers:

● Anmeldung: Registrierung mit Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort,

Anmeldung und Authentifizierung auf der Plattform, Passwort-Zurücksetzung,

Gewährleistung der IT-Sicherheit und Stabilität der Plattform, Messung der Anzahl

der Anmeldungen;

● Benachrichtigungen: Versand und Empfang von Nachrichten und E-Mails,

insbesondere als Benachrichtigungen und Erinnerungen für Anmeldungen,

Einladungen, Zu- und Absagen, Einsätzen und Dokumenten;

● Bereitstellung: Hosting der Website, Aufbau der Netzwerkverbindung, Anzeige der

Kalendereinträge über Einsätze, einer Historie über den Verlauf der Einsätze und

eines persönlichen QR-Codes für das Scannen der Anwesenheit bei Einsätzen;

● Einstellungen: Konfiguration von Kontoeinstellungen, einschließlich der Sprache und

des Anzeigemodus;

● Nutzerprofil: Erstellung und Anpassung eines Profils, einschließlich zusätzlicher

persönlicher Informationen (wie bevorzugter Name, Geschlecht, Geburtsdatum,

Adresse, Postleitzahl, Stadt, Telefonnummer, IBAN) und eines Profilbilds;

● Optimierung: Eingeschränkte aggregierte Nutzungsanalyse anhand der automatisch

übermittelten Verbindungsdaten zur Messung der Reichweite der Website, zur

Optimierung und Weiterentwicklung der Plattform sowie zur Fehlerkorrektur;

● Organisationsprofil: Erstellung und Anpassung eines Profils, einschließlich Name,

Beschreibung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, Adresse, Logo.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen bestehen darin,

die Website sowie eine einfach zu bedienende und fehlerfreie Plattform bereitzustellen, auf

der sich Ehrenamtliche und Organisierende vernetzen, absprechen und gemeinsam planen

können.

3.2 Organisation

Die Verarbeitung dient folgenden Verarbeitungszwecken der Organisation:

● Einsätze: Anlegen und Verwalten von einzelnen Einsätzen, einschließlich

Einladungen, Anmeldungen und Zu- und Absagen von Teilnehmenden, sowie

Erstellung von Berichten;

● Kommunikation: direkte Kommunikation mit den Ehrenamtlichen über interne oder

externe bereitgestellte Kommunikationswege, wie E-Mail;

● Mitgliedschaften: Versand und Bearbeitung von Anfragen (einschließlich der von der

Organisation festgelegten notwendigen Angaben und beispielsweise zusätzlicher

Informationen wie Häufigkeit des Engagements, Interessen für Tätigkeitsbereiche und

Personengruppen) sowie Beitritt und Verwaltung der Mitgliedschaft in Organisationen,

einschließlich Vergabe einer QR-ID, Genehmigungen und Ablehnungen von Anfragen

sowie Zuweisung und Verwaltung von Rollen und Berechtigungen;

● Veranstaltungen: Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen, einschließlich Datum,

Ort und Bilder, Anlegen, Teilen und Verwalten von Formularen sowie Speicherung

und Auswertung der zugehörigen Antworten;

● Zahlungsvorbereitung: Vorbereitung und Zusammenfassung von Auszahlungen im

Rahmen von Ehrenamtspauschalen und Übungsleiterpauschalen;

● Zeiterfassung: Anlegen und Verwalten von Zeiteinträgen (Check-in- und

Check-out-Zeit) zu Einsätzen einzelner Teilnehmender, einschließlich Scannen der

QR-Codes oder Eingabe der QR-Code-ID zur Erfassung der Anwesenheit.

Die Rechtsgrundlage wird durch die Organisation bestimmt, ist jedoch in der Regel Art. 6

Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen bestehen dann in der Regel darin, die

Mitgliedschaft in der Organisation einfach zu verwalten, Veranstaltungen und Einsätze

effektiv zu planen, Auszahlungen vorzubereiten und die Anwesenheit zu erfassen.

4 Empfänger der Daten

Empfänger der Daten sind die jeweiligen Organisationen, der Plattformbetreiber sowie der

von ihm eingesetzte beauftragte Hosting-Dienstleister Scaleway SAS, 8, rue de la

Ville-l’Évêque, 75008 Paris, Frankreich. Weitere Empfänger können je nach Organisation

laut ihren Datenschutzhinweisen hinzukommen.

5 Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung der Daten in Drittländer findet grundsätzlich nicht statt, kann jedoch unter

Umständen durch die jeweilige Organisation nach Maßgabe ihrer Datenschutzhinweise

erfolgen.

6 Speicherdauer der Daten

Die Daten werden für die Dauer des Besuchs bzw. der Plattformnutzung gespeichert. Sie

werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht

mehr erforderlich sind. Bei Kündigung des Kontos werden seitens des Plattformbetreibers

deine Kontodaten gelöscht. Soweit neue Dokumente seitens der Organisationen für

vergangene Einsätze erstellt werden, enthalten diese nur anonymisierte Daten. Vor der

Kontolöschung erstellte Dokumente bei den Organisationen, wie Zeiterfassungen, werden

durch die Löschung jedoch nicht betroffen. Für deren Löschung wende dich bitte an die

jeweilige Organisation.

7 Betroffenenrechte und Beschwerderecht

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft, auf Berechtigung deiner Daten, auf Löschung

deiner Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Darüber

hinaus hast du das Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter

Interessen. Soweit du eine Einwilligung erteilt hast, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für

die Zukunft widerrufen. Zudem hast du jederzeit das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde

zu beschweren, wenn die Verarbeitung der Daten aus deiner Sicht gegen die DSGVO

verstößt.

Soweit deine Anfrage die Verarbeitung durch eine Organisation betrifft, wende dich bitte mit

deinem Anliegen direkt an sie. Anderenfalls leitet der Plattformbetreiber deine

Betroffenenanfrage entsprechend an sie weiter.

8 Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Es besteht keine Pflicht zum Anlegen eines Kontos oder zur Mitgliedschaft in einer

Organisation. Soweit du dich nicht registriert oder keine Mitgliedschaften akzeptierst, kannst

du die Möglichkeiten der Plattform nicht (vollständig) in Anspruch nehmen. Falls bestimmte

Daten im Rahmen der Nutzung der Plattform benötigt werden, ist dies entsprechend

gekennzeichnet.

9 Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet durch den Plattformbetreiber nicht statt.

Soweit die Organisation eine automatisierte Entscheidungsfindung vornimmt, informiert sie in

ihren Datenschutzhinweisen darüber.

10 Zugriff und Speicherung von Informationen

Soweit im Rahmen der Nutzung der Website oder Plattform auf Informationen deines

Endgeräts zugegriffen wird oder Informationen auf deinem Endgerät gespeichert werden, so

ist dies unbedingt erforderlich, um die Website und die Plattform bereitzustellen. Nachfolgend

erhältst du einen Überblick über die konkret gespeicherten Informationen:

10.1 Cookies

Folgende Cookies werden auf deinem Endgerät gespeichert:

● „caluno.locale“ (1 Jahr): Speicherung der Sprache;

● „__Secure-better-auth.session_token“ (7 Tage bzw. bis Logout): Authentifizierung der

Anmeldung;

● „caluno.last_org_slug“, „pending_invite“ und „pending_redirect“ (30 Minuten):

Speicherung der letzten Organisation, insbesondere zur Weiterleitung an die

passende Seite.

10.2. Local Storage

Folgende Objekte werden im Local Storage deines Endgeräts gespeichert:

● „theme“: Speicherung des Anzeigemodus (hell/dunkel);

● „better-auth.message“: Speicherung des Logout-Zeitpunkts.